De tijdsplanning van een uitvaartpresentatie: van voorbereiding tot aanlevering
Een uitvaartpresentatie komt pas aan bod wanneer een familielid, vriend of naaste is overleden. Op zo'n moment is tijd schaars: meestal zit er niet meer dan een week tussen het overlijden en de uitvaart. Maar hoe passen de voorbereiding en de aanlevering van zo'n uitvaartpresentatie in die korte periode?
1. De aanlevering
De locatie waar de uitvaart wordt gehouden, bepaalt het uiterste moment waarop de uitvaartpresentatie aangeleverd moet zijn. De meeste uitvaartlocaties en crematoria hanteren dat het geheel 24 uur voor aanvang van de dienst binnen moet zijn.
Zij hebben die 24 uur nodig om de presentatie één keer volledig af te spelen op hun eigen apparatuur. Ze controleren dan of alles volgens het draaiboek verloopt, en houden tijd over om actie te ondernemen als er iets niet blijkt te kloppen.
In de praktijk komt het ook regelmatig voor dat de presentatie 48 uur (of zelfs 72 uur) voor aanvang van de dienst aangeleverd moet worden. Zeker wanneer het weekend ertussen zit (een uitvaart op maandag) en de zaterdag of zondag niet tot de openingstijden behoort.
Vraag dit dus altijd vooraf na bij de uitvaartverzorger of de locatie in kwestie.
2. De voorbereidingen
Het verzamelen van de foto's, het kiezen van de muziek en het definitief maken van het draaiboek horen bij de voorbereidingen van de uitvaartpresentatie. We raden aan hier zo vroeg mogelijk na het overlijden mee te beginnen.
In de praktijk zien we dat er minstens 36 uur nodig is om de uitvaartpresentatie naar wens te maken.
Een voorbeeld: de uitvaart is op donderdag en de locatie wil de presentatie 24 uur van tevoren hebben, dus op woensdag. Wij raden dan aan om de voorbereidingen op maandagavond af te ronden.
3. De situatie is helder
Het is dus aan te raden om minstens drie dagen voor de uitvaart aan de presentatie te beginnen. Zo is er enige rust en ruimte voor het maken van het bestand, maar ook voor het controleren en eventueel wijzigen ervan. Vaak zijn er, als alles eenmaal in elkaar zit, toch nog verbeteringen of wijzigingen gewenst.
De volgorde van de foto's moet anders, of een familielid komt met een speciale sprekersfoto. Er duiken ineens extra foto's op, en andere mogen dan vervangen worden. Misschien wordt er toch voor andere muziek gekozen. Zo werkt u binnen die 48 uur samen toe naar een definitieve versie voor een waardig afscheid.
Lukt het niet om alle voorbereidingen op tijd af te hebben? Gebruik dan onze tool bij het maken van de uitvaartpresentatie. Dat scheelt enorm veel tijd, omdat de timing van de muziek automatisch wordt berekend en elke slide in de PowerPoint vanzelf de juiste instellingen krijgt. Ook krijgt u er een compleet instructiedocument bij, waar de locatie erg blij van wordt. En u levert het geheel eenvoudig bij hen aan via een deelbare link, zonder gedoe met WeTransfer, Dropbox of Google Drive.
Veelgestelde vragen
Wanneer moet ik de uitvaartpresentatie aanleveren bij de locatie?
De meeste uitvaartlocaties en crematoria willen de presentatie volledig 24 uur voor aanvang van de dienst ontvangen. Sommige locaties hanteren 48 of zelfs 72 uur, bijvoorbeeld wanneer het weekend ertussen zit. Vraag de exacte termijn daarom altijd vooraf na bij de uitvaartverzorger of de locatie.
Waarom wil de locatie de presentatie zo ruim van tevoren hebben?
De locatie speelt de presentatie één keer volledig af op de eigen apparatuur. Zo controleren ze of alles volgens het draaiboek verloopt: start de muziek op het juiste moment, lopen de slides goed door en doet de video het? Klopt er iets niet, dan is er nog tijd om dat samen met u op te lossen.
Hoeveel tijd kost het maken van een uitvaartpresentatie?
Reken op minstens 36 uur voor het verzamelen van de foto's, het kiezen van de muziek en het opbouwen van de presentatie. Begin daarom minstens drie dagen voor de uitvaart. Er blijft dan ruimte over voor het controleren van het bestand en voor de wijzigingen die er vrijwel altijd nog komen, zoals een andere fotovolgorde of een extra sprekersfoto.
Wat als de tijd te krap wordt?
Overleg dan direct met de uitvaartverzorger en de locatie: soms is er meer mogelijk dan de standaardtermijn. Daarnaast scheelt een online tool zoals de onze enorm veel tijd. De timing van de muziek wordt automatisch berekend, elke slide krijgt vanzelf de juiste instellingen en u levert het geheel aan via een deelbare link, inclusief instructiedocument voor de locatie.