Hoe moet ik een uitvaartpresentatie aanleveren bij de locatie?
Als het tijd is om een uitvaartpresentatie te maken, heeft u vast een hoop dingen aan uw hoofd. U heeft net iemand verloren, en dus is het moeilijk om te bepalen waar u moet beginnen. Hopelijk zetten we met dit artikel een stap in de juiste richting.
Neem contact op met de locatie van de uitvaart
Dit is altijd stap nummer één. Samen met de uitvaartverzorger bepaalt u de locatie van de dienst, en de locatie is verantwoordelijk voor het uitvoeren van de uitvaartpresentatie. Weet de uitvaartverzorger dit niet, bel dan even naar de locatie en stel ze de vraag:
Hoe willen jullie de uitvaartpresentatie aangeleverd krijgen? Is het goed als ik het in een kant-en-klare PowerPoint aanlever, of hebben jullie een eigen systeem?
Sommige locaties hebben namelijk hun eigen systeem (Plechtigheid Online, Draaiboek Online of Prodiz Memoria). Dat zijn online applicaties waarin u zelf gemakkelijk een uitvaartpresentatie aanmaakt en die zij gemakkelijk kunnen afspelen.
Mochten zij hiervoor een eigen systeem hebben, dan ontvangt de uitvaartondernemer of u een link om te kunnen starten met het aanmaken van het geheel.
Wanneer ze aangeven een PowerPoint-uitvaartpresentatie te willen of accepteren
Wanneer ze een PowerPoint (PPT) uitvaartpresentatie willen hebben, is het de bedoeling dat er één bestand wordt gemaakt waar de locatie op basis van klikacties tijdens de dienst doorheen loopt.
Op dit moment zal er dus bepaald moeten worden wat het draaiboek van de dienst wordt. Welke muziek wordt er afgespeeld, en wie zijn de sprekers? Samen met de uitvaartverzorger bespreekt u dit en maakt u een definitief draaiboek.
Op dit moment zal er al gestart zijn met het verzamelen van foto's van de overledene. Uiteraard om de foto voor de rouwkaart te bepalen, maar ook voor de uitvaartpresentatie.
Het maken van de uitvaartpresentatie
Het draaiboek van de dienst is bepaald en de foto's zijn verzameld. Nu is het tijd voor het maken van de uitvaartpresentatie. Moet het in een eigen systeem van de locatie, dan begint u daar. Moet het in een PowerPoint, dan kunt u (als u wat digitaal vaardig bent) daar een nieuw bestand aanmaken of starten via een online tool zoals Uitvaartpresentatie-maken.nl.
De muziek
Tijdens de dienst zal er muziek bepaald zijn, het is dus van belang deze tot uw beschikking te hebben. Bij sommige systemen zit een muziekbibliotheek waarin uit de meest voorkomende muziek gekozen kan worden. Is dat niet het geval, dan zijn er diverse manieren om aan een mp3-bestand van een muzieknummer te komen. Deze muziekbestanden kunnen vervolgens aan de presentatie worden toegevoegd.
De foto's
Vaak wordt er onderscheid gemaakt in foto's die getoond worden tijdens muziek en foto's die getoond worden tijdens een spreker. Er kan voor gekozen worden om tijdens sprekers de vaste foto (de rouwkaartfoto) te laten zien, maar het kan ook passend zijn een foto te tonen die past bij de spreker of hun verhaal.
De muziek is verzameld en op dit punt is het verstandig te kijken naar de totale duur van de nummers waarin een slideshow getoond mag worden.
Wij raden aan om het tempo van de weergave per foto rustig te houden (ongeveer 8 seconden per foto). Vergeet echter niet dat de duur van de overgangsanimatie hiervan afgetrokken wordt. Is er een rustige overgangsanimatie (vaak een fade) van 1,5 seconde, dan neemt deze tijd in beslag.
Deel daarom de totale duur van de muziek (in seconden) door het aantal foto's. Komt dit lager uit dan 8, dan kan het verstandig zijn het aantal foto's te verminderen.
Het hangt ook een beetje samen met de muziekkeuze. Is er een nummer met tempo en veel energie, dan mag de weergave per foto best wat sneller zijn.
Bestand maken of applicatie vullen
Nu alles op een rijtje is gezet en de voorbereiding is gedaan, kan er begonnen worden met het aanmaken van het bestand. In elk programma is er altijd de mogelijkheid van een voorvertoning.
Als alles er eenmaal in zit, toon dit dan aan de eventuele andere betrokkenen en maak aanpassingen waar nodig.
Vraag om bevestiging
Wanneer de uitvaartpresentatie overeenkomt met het draaiboek en helemaal is ingevuld, staat alles eigenlijk klaar voor de dienst. Is het in een eigen systeem, dan kunt u ervan uitgaan dat de locatie dit op de dag zelf goed kan afspelen. Is het een PowerPoint? Lever het bestand (inclusief eventueel instructiedocument of draaiboek) dan aan bij de gewenste persoon en vraag om bevestiging of zij het bestand eenmaal willen controleren op eigen apparatuur.
Het is altijd fijn een second opinion te hebben vanuit de plek waar het daadwerkelijk afgespeeld gaat worden. Ook al kunt u ervan uitgaan dat de presentatie hetzelfde zal draaien als bij u: het kan zijn dat er iets over het hoofd is gezien, of dat hun computer toch niet werkt zoals verwacht.
Het gebeurt geregeld dat mensen op Apple-apparaten afspeelproblemen hebben, of dat er op een minder krachtige laptop een video van enorm goede kwaliteit hapert. Heeft u uiteindelijk bevestiging, dan weet u dat het goed zit en kunt u dit onderdeel van de voorbereiding met een gerust hart afsluiten.
Veelgestelde vragen
Kan een uitvaartlocatie of crematorium mijn PPT-aanlevering weigeren als ze een eigen systeem hebben?
Ja, dat kan. Het verschilt per locatie of zij flexibel zijn in het ontvangen en gebruiken van een PowerPoint-uitvaartpresentatie naast een eigen systeem. In het verleden is gebleken dat families en uitvaartverzorgers niet altijd alles netjes aanleveren, en daarom zijn hiervoor systemen ontwikkeld.
Wanneer zo'n locatie hun systeem als harde eis stelt, kunnen ze uw perfecte PowerPoint-presentatie weigeren. U kunt echter altijd contact met hen opnemen om te vragen of ze misschien een uitzondering willen maken (soms willen ze dit wel, tegen betaling).
Wat is de berekening om te bepalen hoeveel foto's ik kan plaatsen binnen één nummer?
Om het makkelijk te maken: is een nummer ongeveer 3 à 4 minuten? Hanteer dan voor een rustige weergave maximaal 20 foto's.
Om in de details te gaan:
- Zet de duur van het nummer om in seconden en onthoud dit getal of schrijf het op. Een nummer van 3 minuten en 24 seconden wordt dus uiteindelijk 204 seconden.
- Controleer wat de duur is van de overgangsanimatie die ingesteld staat in het PowerPoint-bestand (mocht die gebruikt worden). Een rustige overgang is meestal 1,5 seconde.
- Deel het aantal seconden door 9,5 (8 is de tijdsduur per foto voor een rustige weergave, en 1,5 seconde is de overgang).
- De uitkomst rondt u af naar boven of naar beneden, en dat is het aantal foto's dat u binnen het nummer kunt plaatsen.
In ons voorbeeld is het dus 204 seconden / 9,5 = 21,47. Gebruikt u dus 21 of 22 foto's, dan hanteert u een rustige weergave.
Bij snellere nummers met tempo mag dit best hoger liggen en kunt u het delen door 7,5 of zelfs 6,5. Hoe sneller de foto's elkaar opvolgen, hoe minder tijd er echter is om bij een bepaalde foto stil te staan en de emotie ervan te laten bezinken.
Ik kom er toch niet uit, zijn er mogelijkheden tot ondersteuning?
Mocht u geen mensen om u heen hebben die handig zijn met computers en ondersteuning kunnen bieden, dan zijn er altijd wel mogelijkheden. Vraag het eerst aan de uitvaartondernemer, of neem contact op met een bedrijf of persoon die hierin is gespecialiseerd. Online zijn er ook bedrijven te vinden die hierin (betaald) ondersteunen. De medewerkers van Uitvaartpresentatie-maken.nl ondersteunen u graag, of neem eventueel contact op met Uitvaartslideshow.nl.